Intensivseminar Verwaltungsdigitalisierung – Umfassendes Wissen für die digitalorientierte Transformation kommunaler Gebietskörperschaften

Die Novelle des OZG definiert die Digitalisierung der Verwaltung als Daueraufgabe für alle Kommunen. Es geht nicht nur um Online-Anträge, Web-Services, medienbruchfreie Online- Prozesse und Smart-City-Anwendungen , sondern Vielmehr um die digitalorientierte Organisationsentwicklung, um den Trans- formationsprozess der Verwaltung zu einer modernen Dienstleistungsverwaltung zu managen.

Dieser Transformationsprozess bedarf auch einer aufbauorganisatorischer Struktur. Viele Kommunen richten deshalb Stabsstellen für Digitalisierung, CDO – Abteilungen oder Ämter für Digitalisierung, Inno- vationen und Datenmanagement ein.

Das Seminar vermittelt für Beschäftigte dieser Organisationseinheiten, aber auch für Organisation, IT und Projektgruppenmitgliedern von Digitalisierungsprojekten das notwendige Wissen aus den Bereichen Smart City/Smart Region, Verwaltungsdigitalisierung, OZG Umsetzung, Verwaltungsrecht, Chancemanagement, DMS, Datensicherheit, Geschäftsprozessoptimierung.

Modul 1: Digitalisierung der Verwaltung – Kommune der Zukunft – (24 UE)
Referent: Peter Klinger

• Der Rahmen für E-Government: Die Digitalisierung von Staat und Gesellschaft
• Handlungsfelder von Smart Citys/Smart Regions mit praktischen Beispielen
  Zum Nachdenken und Diskutieren: Braucht die Kommunalverwaltung einen Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung überhaupt?

   

  • Die rechtlichen Grundlagen für die Verwaltungsdigitalisierung
  • Das E-Governmentgesetz / Das Onlinezugangsgesetz / Die Verwaltungsverfahrensgesetze
  • Novelle des EGovG Bund und des OZG
  • Das Registermodernisierungsgesetz
• Unterstützung der Kommunen durch das Land
• Ein Schlüssel für rechtsverbindliche Online-Services: Die Digitale Identität
  • Nutzerkonto Bund und Organisationskonto
• Zielbild der digitalen Verwaltung von morgen:
  • Grundlagen und Voraussetzungen für eine Digitale Verwaltung
  • Führung und Leitung in einer Digitalen Kommune
  • Was muss die Verwaltung zukünftig können?
  • Bedeutung der Digitalisierung für die Beschäftigten
  • Wie können herkömmliche Verwaltungsstrukturen angepasst werden?
  • Top down/button up – Welcher Weg ist in diesem Prozess der richtige?
  • Zentrale Rollen und Funktionen zur Digitalisierungstransformation

Modul 2: Changemanagement (16 UE)
Referentin: Anna Frede

• Change-Management – Grundlagen, Rahmenbedingungen
• Der Mensch im Veränderungsprozess
• Phasen einer Veränderung
• Motivation zu Veränderung
• Umgang mit Ambivalenzen und Widerstand
• Voraussetzungen für erfolgreiches Lernen
• Gestaltung von Lernprozessen
• Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse und Kommunikation von Veränderungsprozessen, die Menschen mitnehmen und begeistern
• Umgang mit Krisen im Veränderungsprozess
• Typologie von persönlichen Krisen und ihren Bewältigungsstrategien
• Die menschliche Stressreaktion und ihre Auswirkungen
• Gesprächstechniken zur Stabilisierung von Menschen in Veränderungsprozessen und Krisen
• Veränderte Anforderungen an Führung in einer zunehmend digitalen Welt
• Methoden der Partizipation
• Reflexion und praktische Übungen

Modul 3: Einführung von DMS-Systemen (8 UE)
Referent: Thomas Heucken

• Skizzierung Weg zur Einführung der E-Akte inkl. Festlegung Akteure, Projektkommunikation, usw.
• Anleitungen für die Einführung der E-Akte beim Landkreis Ammerland inkl. Beispielen und
• Empfehlungen
• Einführung in Scan-Konzepte
• Rechtliche Hintergründe
• Praktische Umsetzung inkl. Leitfaden/Handlungsempfehlungen
• Sicherheitskonzept inkl. Risikoanalyse und technisch-organisatorische Maßnahmen
• Anwendungsbeispiele aus der Praxis: Scannen von Posteingängen und Bestandsakten

Modul 4: IT-Sicherheit (8 UE)
Referent: Andreas Hasenberg

• Einführung – Die Bedrohung der IT Sicherheit ist real !
  • Aktuelle Situation, Einblicke in einen realen Cyberangriff, Angriffsszenarien
  • Rechtlicher Rahmen
  • BSI Gesetz, Was ist KRITIS
  • Informationssicherheitsverordnung im Protalverbund
• Organisatorische Aspekt (allg)
  • IT Sicherheitsbeauftragte
  • Organisationsregeln / Dienstanweisungen
  • Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden – Steigern der digitalen Kompetenz der MA
  • Organisatorische Maßnahmen
• IT Sicherheitsleitlinie
  • IT Sicherheitshandbuch
  • IT Notfallhandbuch inklusive klarer Rollendefinition
  • Nutzung von CERT
• Technische Maßnahmen
  • Begriffsbestimmungen (Ransomware, DMZ, Paketfilter, NAC, etc.)
  • BSI Grundschutz für Kommunen
  • ISMS
  • Wiederherstellung von Daten
  • Ist ein IRS (Incident Response Service) sinnvoll ?
  • Sollte man sich mit einem SOC (Security Operation Center) beschäftigen
• Gedanken zum Datenschutz
  • im Rahmen eines Cyberangriffs
  • Im laufenden Betrieb beim Einsatz der Abwehrmaßnahmen (häufig Cloudbasiert)

Modul 5: Einführung der E-Rechnung (8 UE)
Referent: Marco Hasken

• Rechtliche Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung
• Die E-Rechnung und die Mehrwertsteuer-Richtlinie
• Verpflichtungen der Öffentlichen Verwaltung
• Umsetzungsfristen
• Einsparpotentiale durch die E-Rechnung
• Datenschutz und Sicherheit bei der E-Rechnung
• Die Standards: XRechnung, XBeschaffung, eForms

Modul 6: Leistungen und Prozesse identifizieren und priorisieren (18 UE)
Referent: Max Korzen

• Typisierung von Geschäftsprozessen aus E-Government-Sicht
• Strategische Alternativen der E-Government-Umsetzung
• Kurze Einführung in die Struktur, Methoden und Konzepte des FIM
• Der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKA)
• Der kommunale Prozesskatalog
• Identifikation und Abgrenzung von Leistungen und Geschäftsprozessen Kriterien und Methoden zur
• Priorisierung von Prozessen
• Vorgehen zur Prozessdatenerhebung und Analyse

Prozesse erheben, modellieren und dokumentieren

• Einführung in die FIM-BPMN-Notation zur Prozessmodellierung
• Systematische Prozessbetrachtung: Prozesslandkarte und Wertschöpfungskette
• Das „Sichtenkonzept“ der Prozessmodellierung
• Abgrenzung von Prozessen, „Ende zu Ende – Betrachtung“
• Fachliche Architektur und Gliederung von Prozessmodellen
• Ableitung der Prozessgliederung aus gesetzlichen Grundlagen
• Vorgehen, Rollen und Ablauf der Prozessmodellierung
• Praxis: Modellierung des Prozessablaufdiagramms (Prozessfachmodell)
• Prozessdaten: Zweck, Erhebung und Auswertung
• Nutzen und Verwendung von FIM-Stammprozessen
• Verwaltung und Versionierung von Modellen, Aufbau eines Prozess-Repository

Prozesse optimieren und digitalisieren

• Begriffsbestimmung: Optimierung, Digitalisierung und Automation von Prozessen
• Die Prozess-Schwachstellenanalyse: Optimierungspotentiale identifizieren
• Optimierungsstrategien: Evolution oder Redesign von Prozessen?
• Prozessevolution: Vom IST-Prozess zum SOLL-Prozess, Entwicklungsschritte der Digitalisierung erkennen und gestalten
• Agile Prozessoptimierung: Einführung in Methoden des Process-Redesign und Design-Thinking
• Quantifizierung und Bewertung von Optimierungspotentialen
• Vom Soll-Prozess zum Lastenheft: Dokumentation von Anforderungen an die Soll-Prozessgestaltung und Digitalisierung

Prozesse managen und kontinuierlich verbessern

• Das Management-Konzept der Prozessorganisation
• Prozessportfolioanalyse
• Prozesssysteme erkennen und beschreiben
• Konzepte und Methoden zur Bestimmung von Prozessreife und Digitalisierungsgrad
• Prozesskennzahlen entwickeln
• Prozessleistung messen
• Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung
• Kontinuierliche Prozessverbesserung umsetzen
• Management von Prozess-Schnittstellen
• Prozessverantwortung organisatorisch implementieren

Modul 7: Das Verwaltungsdigitalisierungskonzept und Abschlussdiskussionen (8 UE)
Referent: Peter Klinger

• Herangehensweise, Gliederung und Inhalte eines Verwaltungsdigitalisierungskonzeptes
• Abschlussdiskussion, Fragen und Antworten

Zielgruppe:
Beschäftigte von Stabsstellen für Digitalisierung, CDO – Abteilungen, Ämter für Digitalisierung, Innovationen und Datenmanagement, Organisation, IT, Projektgruppenmitgliedern von Digitali -sierungsprojekten, Digitalisierungsberaterinnen und Berater bei den Landratsämtern, interessierte Beschäftigte, die sich diese besonderen Fachkenntnisse aneignen wollen, Mitglieder von Personalräten, um den Transformationsprozess sachkundig begleiten zu können.

Teilnahmebescheinigung
Sie erhalten eine Teilnahmebescheinigung, wenn Sie an allen Modulen teilgenommen haben.
Kann auch mit Prüfung abgeschlossen werden